Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:
- Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
- Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
- Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.
Особенности расчетов по корпоративной карте
Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.
ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.
Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:
- с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить );
- сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).
Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:
- величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
- виновность конкретного работника доказана документально;
- руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
- с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
- предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.
ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.
Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.
При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:
- оплата затрат работников, находящихся в командировке;
- реализация переводов в пользу коммунальных служб;
- проведение расчетов с контрагентами;
- закупка малоценных активов;
- оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.
Порядок расчетов и лимит расходов
Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.
Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:
- минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
- утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
- делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.
В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.
Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.
ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.
На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.
Учет, проводки
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66 .
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55 . Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
Как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.
Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы . Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из . Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
Как получить карту
Чтобы , фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:
- список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
- копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
- договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.
Порядок использования корпоративных карт
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
- лимиты расчетов по корпоративным картам;
- срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Какие расходы можно производить по карте
Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
- получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
- производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
- получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.
У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.
Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.
Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.
При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).
Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.
Отчет о расходовании денег по корпоративной карте
В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.
Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход
Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.
Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).
Надо ли соблюдать лимит расчетов
Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.
Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.
Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Бухучет операций с корпоративными картами
Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.
Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.
Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.
Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.
С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.
Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.
На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - затраты на проживание;
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - суточные.
В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51
- 36 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57
- 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зачислена валюта;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57
- 900 руб. (36 900 - 36 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;
ДЕБЕТ 71
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 36 700 руб. (36 700 + 700) - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.
Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).
Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).
Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.
Как вести учет расчетов по корпоративной карте в 1С: Бухгалтерия?
Сегодня практически все компании используют корпоративные карты. Их использование очень удобный процесс и универсальный. Например, очень удобно применять такие карты в командировках или при осуществлении хозяйственных и представительских расходов. А также при необходимости снять наличные средства.
Для движения денег по корпоративной карте в банке открывается специальный счет, который в последствии привязывается к ней.
Для ведения учета денег по корпоративной карте используется счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 55.04 «Прочие специальные счета».
Как отражаются операции по пополнению корпоративной карты?
С расчетного счета компании денежные средства перечисляются на специальный карточный счет. Эта операция отражается проводкой ДТ 55.04 КТ 51.
В программе 1С такую операцию можно осуществить в разделе «Банк и касса», во вкладке «Банковские выписки».
Для этого нужно списать средства с расчетного счета на карту при помощи кнопки «Списание».
В графе «Вид операции» необходимо указать операцию «Перевод на другой счет организации». Затем, необходимо выбрать наименование организации и банковский счет по корпоративной карте. Также нужно расставить счета учета, а именно по дебету должен стоять счет 55.04, а по кредиту - 51.
После того как документ будет правильно заполнен, необходимо нажать кнопку «Провести». Операция будет проведена и автоматически сформируются проводки. Их можно посмотреть на вкладке «ДтКт».
После просмотра «Записать и закрыть» все операции.
Как происходит снятие денег с корпоративной карты?
Корпоративная карта - это карта организации и все деньги, которые снимаются с нее являются подотчетными. То есть фактически сотрудник, снимая деньги с карты обязан отчитаться за них.
Например, сотрудник организации получил корпоративную карту для покупки канцелярских товаров. Он снял наличные средства в банкомате и расплатился ими в магазине за канцелярские товары.
Снятие денег в банкомате, в программе 1С необходимо отразить операцией на вкладке «Банк и касса» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета».
Во вкладке «Вид операции» необходимо указать «Перечисление подотчетному лицу».
В счете учета указать счет 55.04 и привязать его к счёту корпоративной карты. В графе «Подотчетное лицо» необходимо указать сотрудника, который снимал деньги с карты и который впоследствии будет отчитываться по этим суммам перед бухгалтерией.
После проведения этого документа автоматически сформируется проводка ДТ 71.01 Кт 55.04. Ее можно посмотреть на вкладке «ДтКт».
Как отразить комиссию банка при снятии наличных денежных средств с корпоративной карты?
Банк при снятии наличных денег с карты взимает с компании комиссию. В программе 1С, снятие комиссии также производится через функцию «Списание с расчетного счета».
В графе «Вид операции» необходимо выбрать «Прочее списание». В графе «Счет учета» указать нужно счет 55.04 и привязать его к банковскому счет корпоративной карты. В дебете указать счет 91.02, на котором происходит учет банковских комиссий. В графе «Прочие доходы и расходы» необходимо указать статью «Расходы на услуги банков».
После проведения этой операции автоматически сформируется проводка: ДТ 91.02 - КТ 55.04.
Очень часто компании работают с Банк-клиентом. И все выписки автоматически загружаются в программу. То есть никакого списания с расчетного счета делать не надо. Они будут оформлены автоматически. Бухгалтеру нужно будет только проверить и по необходимости исправить «Вид операции» и «Счет учета».
Как подтвердить расходы по корпоративной карте?
После того как подотчетным лицом будут совершены операции по корпоративной карте, необходимо составить авансовый отчет.
В программе 1С этот документ формируется во вкладке «Банк и касса» — «Касса» — «Авансовые отчеты».
Для того чтобы отразить расходы по корпоративной карте, необходимо создать авансовый отчет и заполнить все необходимые графы.
В графе «Авансы» нужно отразить «Списание с расчетного счета» именно той суммы, которая была сформирована ранее.
Затем переходим на вкладку «Товары». В этой вкладке заполняется информация о приобретении всех канцелярских товаров, указываются счет учета и выделяется или не выделяется НДС.
После проведения документа программа автоматически сформирует проводки: ДТ 26 КТ 71.01.
Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм. Рассмотрим его подробнее.
Как учитывать деньги на корпоративной карте
Специальный карточный счет (СКС) — самостоятельный счет компании в отдельный от ее счета. Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счет корпоративной карты». Но на этом детализация объекта учета не останавливается.
Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.
Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.
Рабочий план счетов является элементом учетной (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55. Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики.
При переводе с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты нужно сделать такую проводку:
— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.
Основанием для этой записи является и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.
На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты. Проводка такая:
— списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет.
Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов:
ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71
—списаны на расходы на хознужды (командировку работника).
Пример
ООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая. Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.
В период командировки сотрудник:
— 13 мая оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;
— 14 мая заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;
— 14 мая снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).
В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.
12 мая:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет;
13 мая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
14 мая
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
—1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).
После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).
После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).
Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.
Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.
После того как деньги будут внесены им наличными в кассу бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
— возмещена недостача наличными в кассу.
Когда используют счет 57 «Переводы в пути»
Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника. Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.
В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— выданы деньги под отчет;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.
После получения выписки:
— отражено списание денежных средств со счета;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57
— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.
Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного авансового отчета.
В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71
— списаны расходы подотчетного лица.
Пример
12 мая бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб. 13 мая В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.
14 мая В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
— квитанция банкомата о снятии наличных;
— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.
В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
— 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.
До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.
Записи после получения банковской выписки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
— 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.
После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).
НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты
Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика). Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010). Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.
Обратите внимание: многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях. В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
И.Сукочева
,
эксперт по бухучету и налогообложению
Вопрос
Добрый день. Мы ваш клиент. Договор 49825. Два связанных вопроса.
Корпоративная карта выпущена непосредственно к расчетному счету
- Работник снял наличные деньги в банкомате и внес их в кассу организации. Какие проводки и какие первичные документы оформляются (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, авансовый отчет)?
- Работник расплатился за материалы в магазине банковской картой, получил кассовый и товарный чек 19 сентября, по банковской выписке деньги списаны 22 сентября. Какие проводки и какие первичные документы оформляются (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, авансовый отчет)?
Филиппов Олег Викторович
Ответ
Снятие денежных средств с корпоративной карты приравнивается к выдаче подотчетных сумм. Следовательно, в учете необходимо отразить все расходные и приходные операции по карте.
Получите от работника заявление о выдаче денег под отчет. Оно должно содержать (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):
— сумму, которую надо выдать под отчет;
— срок, на который выдаются деньги;
— подпись руководителя организации (иного лица, уполномоченного подписывать заявления о выдаче денег под отчет доверенностью);
— дату подписания заявления.
Оформите расходный кассовый ордер (РКО) по форме N КО-2, который должен подписать главный бухгалтер организации (иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью, выданной руководителем организации) (пп. 4.2, 4.3 п. 4, п. 6 Указания N 3210-У).
После того как работник поставит свою подпись на РКО, кассир (работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), а если его нет — руководитель организации выдает работнику корпоративную карту и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания N 3210-У).
Работник, получивший деньги (карту) под отчет, должен представить авансовый отчет (форма N АО-1) в течение трех рабочих дней со дня (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, п. 26 Положения о командировках) истечения срока, на который выданы деньги. Этот срок указывается в заявлении работника о выдаче денег под отчет.
К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Перечень этих документов работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета.
Получив авансовый отчет от работника, выдайте ему расписку в получении авансового отчета (отрезная часть формы N АО-1).
Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет в срок, установленный локальным нормативным актом организации (например, положением о документообороте).
Аналитический учет целесообразно вести в разрезе держателей карт. Если компания открыла отдельный счет на каждого держателя корпоративной карты — то по каждому счету. Если несколько карт привязано к одному счету — вести несколько субсчетов.
Расчеты по корпоративной карте учитывают на счете 55 «Специальные счета в банках».
Операции по карте отражают следующими бухгалтерскими проводками:
— Дебет 55 Кредит 51 — зачисление компанией средств на карту;
— Дебет 55 Кредит 71 — пополнение карты сотрудником через банкомат;
— Дебет 71 Кредит 55 — списание средств с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств через банкомат;
— Дебет 26 (60 или 91) Кредит 71 — представление авансового отчета;
— Дебет 50 Кредит 73 — внесение работником денежных средств для возмещения расходов.
Смежные вопросы:
-
Как правильно отразить в бух учете проектные работы (150000 руб.) и монтаж пожарной сигнализации (844800 руб.) в офисе фирмы
✒ Проектные работы Затраты на разработку проектной документации по строительству…... -
Можно ли частично списать убыток от угона авто и как все это показать в декларации?
✒ Для целей бухгалтерского учета хищение (угон) автомобиля признается выбытием объекта основных средств. В…... -
Бухгалтерский и налоговый учет подарков контрагентам
✒ Стоимость сувенирной продукции, содержащей символику организации и передаваемой в соответствии с обычаем делового оборота в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества…... -
На какой лучше счёт отнести аренду помещения?
✒ Бухгалтерские проводки по учету у арендодателя (при признании доходов от аренды доходами от обычных видов деятельности) Дебет 01 субсчет «Основных средств, сданные в аренду» Кредит 01 — Отражена в аналитическом…...